Méně telefonování
Klienti si najdou volný termín sami, i večer a o víkendu. Systém hlídá otevírací dobu, délku služby i kapacitu místnosti, takže se nic nepřekryje.
Rezervační systém pro malé provozovny
Rozvrh, rezervace a pokladna na jednom místě
Klienti si rezervují sami online, recepce má celý den v jednom kalendáři a večer víte, kolik jste vydělali. Bookend funguje v prohlížeči na počítači, tabletu i mobilu. Nic se neinstaluje.
- Bez instalace
- Klienti bez registrace
- Celé v češtině
- Každý den zálohováno
Pro koho
Pro provozovny, kde se chodí na čas
Kde se pracuje s místnostmi, křesly nebo lehátky a klienti se objednávají na konkrétní termín. Jedna provozovna i síť poboček.
- Fyzioterapie a masáže
- Kadeřnictví a salony
- Kosmetika a manikúra
- Poradny a terapie
- Studia se skupinovými lekcemi
- Ordinace a konzultace
Méně prázdných míst
Připomínka den předem e-mailem nebo SMS. Když někdo zruší, uvolněný termín se nabídne prvnímu klientovi z čekací listiny.
Přehled o penězích
Platby a doklady přímo u rezervace, denní uzávěrka pokladny a přehled tržby za den, týden i měsíc. Pro účetní export jedním klikem.
Funkce
Všechno, co recepce za den potřebuje
Ukázky níže jsou překreslené obrazovky aplikace s vymyšlenými daty.
Kalendář, který hlídá kolize
Celý den po místnostech na jedné obrazovce. Barva řekne, kdo dorazil, kdo čeká na potvrzení a kdo nepřišel.
- Nová rezervace za pár vteřin – vyberete službu, čas a klienta, systém nabídne volnou místnost.
- Dvojí rezervace nehrozí – ani když dvě recepční ukládají ve stejnou chvíli.
- Přesun, zrušení i krok zpět, celá historie u každé rezervace.
- Den, týden i seznam; na mobilu vlastní zobrazení, jde přidat na plochu jako aplikace.
- Další návštěva jedním klikem – termín navrhne podle toho, jak často klient chodí.
- Online rezervace se objeví samy, bez obnovování stránky.
Online rezervace bez registrace
Vlastní stránka provozovny, kterou vložíte přímo do svého webu, nebo sdílíte odkazem na Instagramu a v profilu na mapách. Klient vybere službu, den a čas a vyplní jméno, telefon a e-mail.
- Jen opravdu volné časy podle otevírací doby, svátků, délky služby a kapacity.
- Potvrzení e-mailem s odkazem, přes který si klient termín sám změní nebo zruší.
- Vy určujete pravidla: hned potvrzeno, nebo až po schválení recepcí; jak dlouho předem; do kdy jde rušit.
- Plný den? Klient se zapíše na čekací listinu a až se místo uvolní, přijde mu nabídka.
- Připomínka den předem e-mailem, s modulem i SMS.
- Úhledné e-maily se jménem provozovny, otevřou se v každé poště bez stahování obrázků.
- Ochrana před falešnými rezervacemi – roboti neprojdou a jeden kontakt nezaplní celý kalendář.
Zákazníci a slevy
Kartotéka vzniká sama z rezervací. U každého klienta vidíte návštěvy, útratu, příští termín a poznámku.
- Stálí a noví klienti se označí sami, vlastní štítky přidáte jedním řádkem.
- Sleva 5–20 % bez omezení, do data, nebo jen na příští návštěvu. Odečte se při placení.
- Hledání bez diakritiky – „novakova“ najde Novákovou.
- Rodina na jednom telefonu: každý má vlastní kartu, zdvojené karty sloučíte jedním klikem.
- GDPR na klik: výdej všech údajů klienta a výmaz na jeho žádost.
Peněžní deník a doklady
Zaplatit jde rovnou z rezervace. Sleva klienta se odečte sama a doklad má správné číslo.
- Hotově, kartou, převodem i poukazem; u hotovosti spočítá, kolik vrátit.
- Číselná řada dokladů, tisk dokladu, u plátců DPH základ a daň.
- Denní uzávěrka s porovnáním hotovosti v pokladně. Když chybí, v 18:00 přijde upozornění.
- Export pro účetní – platby, uzávěrky a rezervace do Excelu.
Přehled pro vedoucí
Ráno víte, co vás čeká, večer, jak den dopadl. Za dnešek, týden nebo měsíc.
- Tržba zaplacená i očekávaná, slevy a kolik klientů nepřišlo.
- Tržba po hodinách nebo po dnech: co je zaplaceno a co teprve přijde.
- Obsazenost místností z otevírací doby.
- Nejžádanější služby za týden a měsíc.
Klienti, kteří se vracejí
Bookend ví, jak často kdo chodí. Když stálý klient nepřišel o hodně déle než obvykle, ukáže ho v seznamu „Ztrácíme“ dřív, než odejde ke konkurenci.
- Odhad ušlé tržby – kolik měsíčně znamenají klienti, kteří přestali chodit.
- E-mail „Dlouho jsme se neviděli“ s odkazem na rezervaci, jednomu nebo všem najednou.
- Bez otravování: stejnému klientovi nejdřív za 60 dní, odhlásit se může jedním klikem.
- Vedoucí se to dozví v pondělí ráno, nemusí nic hlídat.
Upozornění, než něco uteče
Zvonek v menu ukáže, co čeká na recepci, a vedoucí dostane shrnutí e-mailem. Každý si sám nastaví, co chce vidět v aplikaci a co v e-mailu.
- Nová online rezervace, změna nebo zrušení klientem, nový zájemce na čekací listině.
- Nepotvrzená rezervace, na kterou klient čeká přes 2 hodiny.
- Večer kontrola: proběhlé návštěvy, které zůstaly bez stavu.
- Nedoručený e-mail klientovi – víte, komu zavolat.
- Ranní přehled dne a týdenní souhrn s tržbou a srovnáním s minulým týdnem.
Každý vidí jen to, co potřebuje
Recepce pracuje s kalendářem, vedoucí vidí tržby a nastavení. Oprávnění poskládáte z dvanácti přepínačů.
- Pozvánka e-mailem, nový kolega si nastaví heslo sám.
- Kontakty klientů jen pro ty, kdo je opravdu potřebují.
- Více provozoven: přepínání v menu, zaměstnance omezíte na jednu.
- Odchod zaměstnance = deaktivace účtu, historie zůstane.
Moduly
Zapněte jen to, co používáte
Základem je kalendář a rezervace. Ostatní moduly přidáte, až je budete potřebovat. Když modul vypnete, data zůstanou.
Rezervace a kalendář
Kalendář po místnostech, seznam, mobilní rozvrh, zaměstnanci a oprávnění, nastavení provozovny.
Online rezervace
Rezervační stránka i přímo na vašem webu, potvrzení a připomínky e-mailem, změna a zrušení klientem.
Peněžní deník
Platby, číslované doklady, storna, denní uzávěrka, plátci DPH.
Zákazníci a slevy
Kartotéka s historií návštěv, štítky, poznámky a slevy, „Ztrácíme klienty“, výdej a výmaz údajů.
Statistiky a přehledy
Přehled dne, týdne a měsíce, obsazenost místností, nejžádanější služby.
SMS připomínky
Připomínka den předem klientům, kteří o ni požádali. S měsíčním limitem.
Čekací listina
Zápis u plného dne a automatická nabídka uvolněného termínu e-mailem.
Více provozoven
Jedna kartotéka zákazníků pro všechny pobočky, přepínání provozoven v menu.
Export pro účetnictví
Platby, uzávěrky a rezervace za zvolené období do Excelu nebo pro účetní.
Bezpečnost a ochrana údajů
Data klientů v bezpečí
Pracujete s osobními údaji klientů. Bookend je od začátku stavěný tak, aby k nim měl přístup jen ten, kdo má.
-
Oddělená data každé firmy
Každý dotaz do databáze je omezený na vaši firmu. Oprávnění se kontrolují na serveru, ne jen v menu.
-
Dvoufázové přihlášení
Kód z aplikace v telefonu. Zamčení účtu po opakovaných pokusech, upozornění na přihlášení z nového zařízení a odhlášení ze všech zařízení jedním klikem.
-
Zálohy každý den
Celá databáze se zálohuje automaticky a kopie se ukládá i mimo server.
-
GDPR
Souhlas klienta při rezervaci, výdej všech jeho údajů a výmaz na žádost. Platby zůstanou anonymně pro účetnictví.
-
Záznam citlivých akcí
Změny oprávnění, storna dokladů, exporty a výmazy údajů se zapisují do auditu: kdo, co a kdy.
-
Šifrovaná hesla
Hesla uživatelů jsou uložená jako otisk, přístupové údaje k e-mailu a SMS bráně šifrovaně.
Jak začít
Čtyři kroky k první online rezervaci
-
Krátká ukázka
Ukážeme vám Bookend na datech podobných vaší provozovně a zodpovíme otázky.
-
Založíme vám účet
Dostanete pozvánku e-mailem, zapnete moduly, které chcete.
-
Nastavíte provozovnu
Otevírací dobu, svátky, služby s cenami a místnosti. Pozvete kolegy.
-
Sdílíte odkaz
Odkaz na rezervace dáte na web, sociální sítě a do profilu na mapách.
Cena podle toho, co používáte
Cenu spočítáme podle počtu provozoven, zaměstnanců a zapnutých modulů. SMS se účtují podle počtu odeslaných zpráv. Napište nám a pošleme nabídku.
- Provozovny jedna i víc poboček
- Zaměstnanci podle velikosti týmu
- Moduly jen ty, které chcete
- SMS podle počtu odeslaných
- Instalace žádná, běží v prohlížeči
Časté otázky
Na co se ptáte
Musím něco instalovat?
Ne. Bookend běží v prohlížeči na počítači, tabletu i telefonu. Na mobilu má rozvrh vlastní zobrazení, takže ho zvládnete i mezi klienty.
Jde rezervace dát přímo na náš web?
Ano. V nastavení najdete krátký kód, který vložíte do stránky svého webu (většina editorů na to má blok „HTML“ nebo „Vložit kód“). Klienti pak rezervují přímo u vás. Stačí-li vám odkaz, sdílejte adresu rezervační stránky.
Musí si klienti zakládat účet?
Ne. Vyplní jméno, telefon a e-mail. Potvrzení jim přijde e-mailem s odkazem, přes který termín změní nebo zruší do limitu, který si nastavíte.
Co když se dva lidé objednají na stejný čas?
Nestane se to. Volné časy se počítají z otevírací doby, délky služby a kapacity místnosti a při ukládání se kontrolují znovu. Ze dvou současných pokusů projde jen jeden.
Zvládne to víc poboček?
Ano, s modulem Více provozoven. Každá pobočka má vlastní kalendář, nastavení a pokladnu, zákazníci jsou společní. Zaměstnance můžete omezit jen na jednu pobočku.
Umí Bookend platby kartou online?
Zatím ne. Platby se zapisují na místě (hotově, kartou na terminálu, převodem nebo poukazem) a vznikne k nim doklad.
Jak je to s GDPR?
Klient při online rezervaci dává souhlas se zpracováním údajů. Na jeho žádost mu vydáte všechny uložené údaje, nebo je smažete. Kontakty klientů vidí jen zaměstnanci, kterým to povolíte.
Můžu data dát účetní?
Ano. S modulem Export pro účetnictví stáhnete platby, denní uzávěrky a rezervace za zvolené období jako tabulku pro Excel.
Chcete Bookend vidět naživo?
Ozvěte se nám. Domluvíme krátkou ukázku a pošleme nabídku přesně pro vaši provozovnu.